Industrie 4.0 und Recht: Das Smartphone rechtskonform im Unternehmen

Im Rahmen eines Workshops in Stuttgart klären wir die rechtlichen Rahmenbedingungen, die sich im Zusammenhang mit der Verwendung von privaten und geschäftlichen Smartphones im Unternehmen stellen. Dabei wird auch auf den Einsatz von Smartphone-Apps, insbesondere Messengern, und die Auswirkungen der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingegangen. Auch die arbeitsrechtlichen Aspekte sowie die regulatorische Gesichtspunkte werden thematisiert und der Frage nachgegangen, wie Betriebsspionagen verhindert werden können. Neben rechtlichen Lösungsmöglichkeiten werden auch technische Gestaltungsmöglichkeiten aufgezeigt. Bitte melden Sie sich kurzfristig an; die Teilnehmerzahl ist begrenzt.

In den meisten Unternehmen ist eine der beiden folgenden Situationen anzutreffen:

• Mitarbeiter haben privat ein Smartphone und zusätzlich ein geschäftlich genutztes Smartphone.

• Mitarbeiter verwenden ihr privates oder geschäftliches Smartphone „dual“, also zu privaten und zu geschäftlichen Zwecken.

Beide Situationen sind unbefriedigend. Entweder hat man zwei Smartphone mit sich zu tragen und zu verwalten oder es wird lediglich ein Smartphone verwendet, allerdings mit latent schlechtem Gewissen wegen der Vermengung der Daten.

Hinzu kommt, dass es zunehmend schwieriger wird, Privates und Geschäftliches klar zu trennen. So wird jede Person z. B. nur über ein Xing- oder ein LinkedIn-Konto verfügen, selbst wenn zwei Smartphones im Unternehmen verwendet werden sollen. Ein anderes Beispiel: Ein beruflicher Kontakt, dem man anlässlich eines Termins die Handynummer mitgeteilt hat, kontaktiert einen inzwischen per WhatsApp. Oder: Mit einem Arbeitskollegen hat man sich zunächst per WhatsApp oder Facebook-Messenger ausgetauscht; inzwischen wird diese Kontaktmöglichkeit aber auch für geschäftliche Abstimmungen verwendet, z. B. für Terminabsprachen beim Kunden oder für Krankmeldungen.

Wie ist mit dieser gesellschaftlichen und technischen Entwicklung umzugehen? Ein bloßes Verbot wird in den wenigstens Fällen helfen. Denn das in vielen Unternehmen ausgesprochene Verbot derartiger Smartphonenutzungen wird schlicht nicht eingehalten und Zuwiderhandlungen werden vielfach geduldet. Und dies durchaus zugunsten des Unternehmens, da so eine bessere Einbindung der Mitarbeiter in den Arbeitsalltag gelingt.

Viele rechtliche Aspekte sind dabei jedoch vollkommen unbekannt. Wussten Sie z. B., dass die WhatsApp-AGB ein Verbot von „irgendeine[r] nicht-private[n] Nutzung“ vorsehen (wobei Einzelgenehmigungen erteilt werden können)? Oder wussten Sie, dass auch verschlüsselte Daten den Datenschutzgesetzen unterfallen und dass das bloße Anfertigen eines Fotos mit einem Smartphone zum Verrat von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen führen kann?

Im Rahmen eines Workshops werden die rechtlichen Rahmenbedingungen dargestellt und Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt, wobei jeder für sich und sein Unternehmen entscheiden mag, welche Technologien eingesetzt, welche Gestaltungsmaßnahmen ergriffen und welche Risiken eingegangen werden sollen.

Ein Auszug aus den Themen

• Einsatz von Messengern (z. B. WhatsApp, Signal, Google Hangouts, Skype)

  • datenschutzrechtliche Aspekte zu Kontaktdaten und Inhaltsdaten

  • Backupsysteme

  • Nutzungsbedingungen der Messenger

• Installation und Verwendung von Apps

  • Verwendung von Apps zu privaten und beruflichen Zwecken

  • datenschutzrechtliche Auswirkungen

  • Wahl des privaten oder beruflichen Kontos für das jeweilige Smartphonesystem

• Arbeitsrecht

  • Zugriff durch den Arbeitgeber auf die Daten des Smartphones trotz gestatteter Privatnutzung

  • ständige Erreichbarkeit und Arbeitszeitgesetz

  • Gleichbehandlungsgrundsatz unter den Mitarbeitern bei dienstlichen Smartphones

  • vermögenswerter Steuervorteil durch die Überlassung eines Smartphones

  • Zulässigkeit von Einwilligungen im Arbeitsverhältnis und nach der DSGVO

  • Einzug des Smartphones und Zugriffssperre bei Kündigungen

• Betriebsspionage
  

  • Verrat von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen und Verstoß gegen Know-how-Verträge durch Fotografien und Cloud-Backups

  • Beschlagnahmen an Flughäfen

• Schweigepflicht von Berufsgeheimnisträgern
  Bestimmte Berufsgruppen unterliegen der Schweigepflicht, z. B. Syndikusanwälte (mit Besonderheiten), Ärzte, Jugendberater, staatlich anerkannte Sozialpädagogen und Steuerberater. Eine rein datenschutzrechtliche Ausgestaltung genügt daher nicht.

• bereichsspezifische Regulatorische Anforderungen
  z. B. Hygenie- oder Sicherheitsvorschriften

• handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
  z. B. hinsichtlich von WhatsApp-Nachrichten