Les frais d'exploitation dans les baux commerciaux
En principe, l'article 535, paragraphe 1, du Code civil allemand (BGB) prévoit un loyer brut ou inclus : le bailleur prend en charge tous les frais liés à l'objet loué, du chauffage à la consommation d'eau en passant par la peinture des murs. Comme cela n'est ni conforme aux intérêts ni à la réalité juridique, l'obligation de supporter les frais d'exploitation supplémentaires résultant de l'utilisation de la chose louée est presque toujours transférée au locataire par contrat. Or, il existe quelques écueils à éviter dans les baux commerciaux.
Obstacle n° 1 : l'accord contractuel sur les postes de coûts
Un premier obstacle au transfert effectif de l'obligation de supporter les frais d'exploitation concerne la convention contractuelle elle-même. La législation et la jurisprudence laissent ici une grande liberté aux parties contractantes. Néanmoins, tous les coûts que le locataire doit supporter doivent être mentionnés dans le contrat. En établissant une liste des frais d'exploitation récupérables dans le décret sur les frais d'exploitation, le législateur a créé une réglementation facile à appliquer, qui peut également être utilisée dans les baux commerciaux en se référant à ce décret. Toutefois, cette réglementation est souvent insuffisante, car elle se base sur les coûts typiques des immeubles d'habitation. Si le contrat de bail commercial se réfère uniquement au décret sur les frais d'exploitation, les postes coûteux tels que l'exploitation de climatiseurs, les dispositifs de protection contre les incendies tels que les sprinklers ou la mise en marche automatique des pompiers ou encore un système d'alarme sont exclus et doivent être supportés dans leur intégralité par le bailleur. Dans ce cas, il convient d'examiner précisément les postes de coûts dès la rédaction du contrat et d'adapter individuellement la réglementation sur les frais d'exploitation à supporter.
Pierre d'achoppement n° 2 : l'étendue du transfert des coûts
Même si la jurisprudence a tendance à considérer plus généreusement les accords sur les coûts d'exploitation dans les baux commerciaux, il faut tenir compte des limites qui découlent en fin de compte des règles sur les conditions générales de vente. Une limite à la rédaction des contrats découle notamment du principe de transparence des contrats. Ainsi, les références globales telles que "tous les frais encourus" ou prétendument plus détaillées telles que "toutes les assurances nécessaires et habituelles", que l'on rencontre souvent dans la pratique mais qui ont été rejetées par la jurisprudence pour manque de transparence, sont interdites. La prudence est également de mise dans la mesure où plusieurs locataires occupent un même bien et utilisent certaines surfaces en commun. Dans ce cas, la jurisprudence considère que les dispositions relatives au transfert proportionnel des frais d'entretien et de réparation de ces surfaces communes sont "sans limite" et donc sans effet si un plafond de frais n'est pas fixé de manière contraignante.
Pierre d'achoppement n° 3 : la sécurité du décompte
Dans l'article 556, paragraphe 3 du BGB, le législateur a établi une règle claire concernant le décompte des frais d'exploitation : Un décompte des frais d'exploitation doit être présenté dans les douze mois suivant la fin de la période de décompte, régulièrement l'année civile. Si le délai n'est pas respecté, des relevés ultérieurs par le bailleur sont en principe exclus. De son côté, le locataire doit faire part de ses objections dans les douze mois suivant la réception du décompte et, si le délai n'est pas respecté, ces objections sont également régulièrement exclues. Cette règle légale claire ne s'applique toutefois justement pas aux baux commerciaux. En outre, étant donné que la jurisprudence a abandonné le point de vue qui a prévalu pendant des décennies, selon lequel une compensation sans réserve du solde d'un décompte des frais d'exploitation était contraignante, il est possible, dans certaines circonstances, de faire valoir des demandes complémentaires ou de remboursement des années après la fin de la période de décompte. Cela vaut en particulier pour les éventuelles demandes de remboursement du locataire en raison d'un accord erroné sur les frais d'exploitation, qui peuvent être réclamées dans les limites des délais de prescription généraux. Le délai commence au plus tôt à la réception du décompte du bailleur, qui n'est souvent disponible que longtemps après la fin de la période de décompte, par exemple parce que les factures des artisans, etc. n'étaient pas encore disponibles. Dans ce cas, le bailleur est souvent confronté à d'importantes demandes de remboursement qui auraient pu être évitées si le contrat avait été rédigé avec soin.
Du point de vue du bailleur, il convient de prendre soin, dès la rédaction du contrat de location, de convenir des frais d'exploitation à répartir. La solution "toute faite" donne trop souvent lieu à un réveil difficile. A l'inverse, les locataires d'immeubles commerciaux ont tout intérêt à examiner de plus près le décompte et les accords contractuels, même après plusieurs années. Il n'est pas rare que des "surprises" apparaissent à ce niveau.