Industrie 4.0 et droit : le smartphone en conformité avec la loi dans l'entreprise

Dans le cadre d'un atelier à Stuttgart, nous clarifions les conditions cadres juridiques qui se posent dans le contexte de l'utilisation de smartphones privés et professionnels dans l'entreprise. Nous aborderons également l'utilisation d'applications pour smartphones, notamment les messagers, et les conséquences du nouveau règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD). Les aspects du droit du travail ainsi que les points de vue réglementaires seront également abordés et la question de savoir comment empêcher l'espionnage d'entreprise sera traitée. Outre les solutions juridiques possibles, des possibilités d'aménagement technique seront également présentées. Veuillez vous inscrire à court terme; le nombre de participants est limité.

Dans la plupart des entreprises, on rencontre l'une des deux situations suivantes :

• Les employés possèdent un smartphone à titre privé et également un smartphone à usage professionnel.

• Les collaborateurs utilisent leur smartphone privé ou professionnel de manière "duale", c'est-à-dire à des fins privées et professionnelles.

Ces deux situations ne sont pas satisfaisantes. Soit on a deux smartphones à transporter et à gérer, soit on n'utilise qu'un seul smartphone, mais avec une mauvaise conscience latente due au mélange des données.

A cela s'ajoute le fait qu'il est de plus en plus difficile de séparer clairement le privé du professionnel. Ainsi, chaque personne ne disposera par exemple que d'un seul compte Xing ou LinkedIn, même si deux smartphones doivent être utilisés dans l'entreprise. Autre exemple : un contact professionnel auquel on a communiqué son numéro de téléphone portable à l'occasion d'un rendez-vous nous contacte entre-temps par WhatsApp. Ou encore : on a d'abord échangé avec un collègue de travail via WhatsApp ou Facebook-Messenger, mais ce moyen de contact est désormais aussi utilisé pour des concertations professionnelles, par exemple pour prendre rendez-vous chez un client ou pour annoncer un arrêt maladie.

Comment gérer cette évolution sociale et technique? Une simple interdiction n'aidera que dans très peu de cas. En effet, l'interdiction de ce type d'utilisation du smartphone prononcée dans de nombreuses entreprises n'est tout simplement pas respectée et les infractions sont souvent tolérées. Et cela est tout à l'avantage de l'entreprise, car cela permet une meilleure intégration des collaborateurs dans le travail quotidien.

Pourtant, de nombreux aspects juridiques sont totalement inconnus. Saviez-vous par exemple que les conditions générales de WhatsApp prévoient l'interdiction de "toute utilisation non privée" (des autorisations individuelles pouvant toutefois être accordées) ? Ou saviez-vous que les données cryptées sont également soumises aux lois sur la protection des données et que le simple fait de prendre une photo avec un smartphone peut entraîner la divulgation de secrets commerciaux et industriels ?

Dans le cadre d'un atelier, le cadre juridique sera présenté et des solutions possibles seront proposées, chacun pouvant décider pour lui-même et son entreprise quelles technologies doivent être utilisées, quelles mesures de conception doivent être prises et quels risques doivent être pris.

Voici un extrait des thèmes abordés

• utilisation de messageries (par ex. WhatsApp, Signal, Google Hangouts, Skype)

  • aspects de la protection des données concernant les données de contact et les données de contenu

  • Systèmes de sauvegarde

  • conditions d'utilisation des messageries

• installation et utilisation d'apps

  • utilisation des apps à des fins privées et professionnelles

  • conséquences en matière de protection des données

  • Choix du compte privé ou professionnel pour le système de smartphone concerné

• Droit du travail

  • Accès par l'employeur aux données du smartphone malgré une utilisation privée autorisée

  • joignabilité permanente et loi sur le temps de travail

  • principe d'égalité de traitement entre les collaborateurs en cas de smartphones professionnels

  • avantage fiscal patrimonial lié à la mise à disposition d'un smartphone

  • Licéité des consentements dans la relation de travail et selon le RGPD

  • confiscation du smartphone et blocage de l'accès en cas de licenciement

• Espionnage d'entreprise
  

  • Trahison de secrets commerciaux et industriels et violation de contrats de savoir-faire par des photographies et des sauvegardes dans le cloud

  • Confiscation dans les aéroports

• Obligation de garder le secret des personnes soumises au secret professionnel
  Certaines professions sont soumises au secret professionnel, par exemple les avocats en nom collectif (avec des particularités), les médecins, les conseillers pour la jeunesse, les éducateurs sociaux reconnus par l'État et les conseillers fiscaux. Un aménagement relevant uniquement de la protection des données ne suffit donc pas.

• Exigences réglementaires spécifiques à un domaine
  z. Par exemple, règles d'hygiène ou de sécurité

• obligations de conservation relevant du droit commercial
  z. Par exemple, en ce qui concerne les messages WhatsApp.