Numérisation des accords sur les prestations optionnelles
Mais une modification de la loi permet désormais de numériser les accords sur les prestations optionnelles sous forme de texte, ce qui peut faciliter et alléger la gestion des contrats de l'hôpital.
Auparavant, la forme écrite était exigée
Auparavant, la forme écrite était obligatoire pour les conventions de prestations au choix et les informations précontractuelles correspondantes. Cela suppose que chaque partie contractante appose sa signature manuscrite sur un document écrit (§ 126 BGB). Les conventions de prestations optionnelles n'étaient donc pas numérisables. Une signature sur une tablette ne pouvait pas satisfaire à l'exigence légale de la forme écrite. Si l'exigence de la forme écrite n'était pas respectée, l'accord sur les prestations optionnelles était nul. Aucune rémunération ne pouvait être exigée pour les prestations fournies.
Afin de simplifier la situation pour les hôpitaux, le législateur a assoupli l'exigence de la forme écrite :
Désormais, la forme dite textuelle est suffisante.
Depuis le 19 décembre 2019, la forme écrite n'est plus obligatoire. Au contraire, les conventions de prestations optionnelles peuvent désormais être conclues sous forme de texte. Cela découle de l'article 17, paragraphe 2 de la KHEntgG. Il y est dit ceci :
"Les prestations optionnelles doivent faire l'objet d'un accord écrit avant d'être fournies ; le patient doit être informé par écrit, avant la conclusion de l'accord, des tarifs des prestations optionnelles et de leur contenu détaillé. Par dérogation à la première phrase, les prestations optionnelles peuvent également être convenues par écrit avant leur fourniture, si le patient est informé au préalable de manière appropriée et par écrit des tarifs des prestations optionnelles et de leur contenu détaillé".
Ainsi, les accords sur les prestations optionnelles et les informations précontractuelles nécessaires peuvent être numérisés sous forme de texte.
Qu'exige la forme textuelle ?
La forme de texte est définie dans le § 126b BGB (Code civil allemand). La forme de texte est remplie lorsqu'une déclaration lisible est faite, dans laquelle l'identité de l'auteur de la déclaration est mentionnée. La déclaration doit être faite sur un support de données durable. L'article 126b du BGB poursuit ainsi :
"On entend par support durable tout support qui
1. permet au destinataire de conserver ou d'enregistrer une déclaration qui lui est adressée personnellement et qui se trouve sur le support de données, de telle sorte qu'elle lui soit accessible pendant une période appropriée à son objectif, et
2. est susceptible de reproduire la déclaration sans altération".
Il s'agit par exemple des e-mails, des télécopies ou des SMS enregistrés. En outre, les supports de stockage tels que les clés USB. En particulier, la signature manuscrite n'est donc plus nécessaire.
Il n'est toutefois pas suffisant que les informations ou les contrats soient simplement proposés au téléchargement sur une page d'accueil. En effet, la conclusion de l'accord sur les prestations optionnelles présuppose toujours deux déclarations de volonté correspondantes qui doivent parvenir aux parties contractantes respectives (patient et hôpital). La réception des déclarations de volonté et des informations précontractuelles par le patient doit être prouvée par l'hôpital et doit donc être garantie techniquement.
Possibilités d'aménagement pour les conventions de prestations optionnelles
Il serait par exemple possible que le patient signe ou confirme d'abord l'information précontractuelle et ensuite l'accord sur les prestations optionnelles sur une tablette et que ces documents, accompagnés d'une déclaration d'intention correspondante de l'hôpital, soient ensuite envoyés au patient en tant que pièce jointe à un e-mail. Bien entendu, d'autres formes sont également envisageables.
Une forme mixte entre le texte et l'écrit est également envisageable : si le patient ne peut ou ne veut pas indiquer d'adresse électronique, l'accord sur les prestations optionnelles et les informations précontractuelles peuvent également lui être remis sous forme de document écrit. En effet, un document écrit remplit également les conditions de la forme textuelle susmentionnée. Ainsi, l'hôpital aurait encore l'avantage d'avoir numérisé ses propres documents.
Points d'achoppement
Le passage des conventions de prestations optionnelles écrites à la forme de texte ne doit pas se faire de manière irréfléchie. Même avec la forme écrite, des erreurs peuvent encore se produire. Par exemple, on pourrait omettre de garantir la réception de la déclaration de volonté de l'hôpital (e-mail, etc.). En outre, la conclusion du contrat et la communication des informations précontractuelles doivent être conçues techniquement de manière à ce que la réception puisse être prouvée en cas de doute.
La numérisation de l'accord sur les prestations optionnelles constitue un élément important de la numérisation de la gestion des contrats lors de l'admission des patients. Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller pour le passage à la forme textuelle ou, plus globalement, pour la mise en œuvre juridique de votre stratégie de numérisation dans votre hôpital.
Mise à jour : 30.08.2023