Fonds pour l'avenir des hôpitaux
es hôpitaux et cliniques du Bade-Wurtemberg ont tous demandé à bénéficier de projets financés par le fonds pour l'avenir des hôpitaux, mis à jour par la loi sur l'avenir des hôpitaux (KHZG). Dans de nombreux Länder, les notifications de subvention ont déjà été émises ; dans le Bade-Wurtemberg, elles sont pour la plupart encore en attente. La joie est grande de recevoir une aide qui se chiffre souvent en millions et qui contribuera de manière décisive à la modernisation de l'hôpital ou de la clinique pour les années à venir. Pourtant, une procédure erronée lors de l'attribution des contrats peut parfois entraîner le remboursement du montant de la subvention à l'État, même après l'épuisement de la somme allouée. En outre, des retards massifs dans les projets peuvent survenir si des contrôles sont effectués en vertu du droit des marchés publics. Ces risques peuvent être évités ou réduits dans une large mesure en respectant correctement la législation sur les marchés publics. Cela vaut également pour les hôpitaux et les cliniques privés.
Récupération de tous les fonds
Les moyens financiers sont principalement mis à disposition par l'État fédéral, un cofinancement devant être assuré par le Land ou l'organisme responsable concerné. Ce soutien est soumis à des conditions. Si ces conditions, qui concernent essentiellement l'appel d'offres, ne sont pas respectées, le promoteur de l'hôpital ou de la clinique peut, dans le pire des cas, être tenu de rembourser l'intégralité du montant subventionné, et ce même si les fonds ont déjà été dépensés. C'est pourquoi les décisions de paiement sont assorties d'une réserve de remboursement.
Demandes de remboursement par l'Office fédéral de la sécurité sociale
Une demande de remboursement est donc envisageable de la part de l'État fédéral ou du Land.
L'Office fédéral de la sécurité sociale ("BAS") peut faire valoir des droits de remboursement en vertu du règlement relatif au fonds structurel hospitalier ("KHSFV"). En outre, le BAS peut annuler la décision de versement et exiger le remboursement des subventions accordées si le Land ne soumet pas sa décision de subventionner un projet au BAS dans les délais impartis. Le SGB X et la KHSFV s'appliquent à l'annulation ou à la révocation des décisions de paiement de l'OFS et au remboursement des subventions.
Les fonds qui n'ont pas été utilisés conformément à leur destination ou qui ont été versés en trop doivent en outre être immédiatement remboursés au BAS si une compensation avec des droits au versement de subventions n'est pas possible.
Les intérêts peuvent également être remboursés.
Récupération par le Land
Outre l'État fédéral, le Land peut également exiger un remboursement : Le Land doit exiger du promoteur de l'hôpital ou de la clinique le remboursement des fonds octroyés si les conditions d'octroi de la subvention ne sont pas remplies. Les détails découlent de la législation du Land concerné.
Si un Land exige le remboursement des fonds qu'il a accordés à un promoteur d'hôpital ou à une clinique, il doit toujours exiger le remboursement des deux parts de subvention, c'est-à-dire celle de l'État fédéral et celle du Land.
Même en cas de demande de remboursement par le Land, des intérêts peuvent devoir être remboursés.
Quand faut-il procéder à une demande de remboursement ou à un remboursement ?
Une demande de remboursement de la part de l'État fédéral ou d'un Land doit être effectuée lorsqu'un ou plusieurs des cas suivants se présentent :
les conditions d'octroi des subventions n'existaient pas dès le départ,
les conditions ne sont plus remplies ultérieurement,
la part de financement du fonds pour l'avenir des hôpitaux est supérieure à 70 %, le Land ou l'organisme responsable de l'hôpital ne cofinance donc pas ou cofinance moins de 30 %,
les subventions n'ont pas été utilisées conformément à leur objet,
les preuves de l'utilisation conforme des subventions ne sont pas présentées, ne sont pas présentées à temps ou ne sont pas présentées intégralement ou
il ressort des documents à fournir que des aides à l'investissement du Land n'ont pas été respectées.
Certaines de ces exigences sont mises en œuvre par des tiers, par exemple le Land concerné. D'autres exigences, en revanche, nécessitent un aménagement complet par l'hôpital ou la clinique. Les points 1, 2, 4 et 5 ci-dessus sont particulièrement importants pour l'hôpital ou la clinique. Les conditions préalables à la subvention doivent donc être remplies et les fonds doivent être effectivement utilisés conformément à leur destination. En outre, une documentation continue est essentielle. Ainsi, l'essentiel des prestations à fournir actuellement par l'hôpital ou la clinique consiste à respecter les conditions d'octroi des subventions.
Conditions d'octroi des subventions
Lesconditions d'octroi des subventions découlent, entre autres, de nombreuses dispositions :
de la directive sur les subventions
du § 14a de la KHG
§ 19 KHSFV
§ 75c SGB V
Les conditions de la directive sur les subventions sont particulièrement importantes, car elles posent en partie des exigences concrètes et très détaillées.
La directive sur les subventions contient entre autres des exigences précises concernant les contenus qui doivent être exigés des entreprises mandatées. Des prescriptions concrètes sont en partie obligatoires et facultatives pour chacun des six éléments de promotion couverts par le fonds d'avenir pour les hôpitaux.
En outre, des exigences plutôt générales sont posées, par exemple en ce qui concerne la qualification des prestataires de services, l'interopérabilité technique des logiciels et la sécurité informatique. Mais de nombreuses autres exigences doivent également être dûment respectées, par exemple le fait qu'au moins 15 % de la subvention doivent être consacrés à la sécurité informatique et à la cybersécurité. Si ces exigences et de nombreuses autres ne sont pas remplies, les conditions d'octroi de la subvention ne sont pas remplies et celle-ci peut devoir être remboursée.
Contrôle de l'attribution
Outre le remboursement des subventions, le dépassement des seuils fixés par le droit des marchés publics peut également donner lieu à un contrôle de l'attribution du marché, qui peut être engagé par les soumissionnaires perdants.
Dans le cadre du contrôle de l'attribution, l'ensemble du dossier d'attribution géré par l'hôpital ou la clinique doit être remis dans un délai souvent d'un jour seulement. Ce dossier est ensuite examiné, entre autres, pour détecter les erreurs formelles. Cette procédure prend souvent un temps considérable. Si une erreur est constatée dans la procédure d'adjudication, celle-ci peut en outre devoir être répétée. C'est autant de temps qui manque pour la mise en œuvre des projets. Dans le même temps, la directive sur les subventions part du principe que les projets seront achevés d'ici fin 2024. Un contrôle de l'attribution peut donc présenter des inconvénients considérables, ne serait-ce qu'en raison du retard du projet.
Attribution / appel d'offres
Lorsqu'une promesse de financement est faite par le Land, l'hôpital ou la clinique ne peut donc pas, en règle générale, utiliser les fonds librement et ne peut pas mandater des entreprises comme bon lui semble. Au contraire, le droit des marchés publics doit être respecté et, en raison du montant des attributions, des appels d'offres à l'échelle européenne sont souvent nécessaires.
Différentes procédures d'adjudication doivent être respectées. Les dialogues, c'est-à-dire les discussions préalables avec certains soumissionnaires potentiels, sont parfois interdits ou doivent au moins être divulgués dans le cadre des documents d'adjudication ultérieurs de manière à ce que les autres soumissionnaires ne subissent aucun préjudice. Cela vaut en particulier dans la mesure où la directive sur les subventions autorise des mesures de mise en œuvre provisoires.
Applicable également aux hôpitaux et cliniques privés
Le droit des marchés publics ne s'applique qu'aux établissements à financement public. Les hôpitaux et cliniques privés peuvent en principe attribuer les marchés librement. Les éventuels appels d'offres lancés malgré tout sont en principe facultatifs.
Il en va toutefois autrement pour les subventions accordées par le Fonds pour l'avenir des hôpitaux. En effet, l'allocation de fonds se fait sur la base des directives de subvention et le respect des exigences en matière de droit des marchés publics - également par les hôpitaux et cliniques privés- fait partie des directives de subvention.
Les détails à ce sujet découlent toutefois des décisions de subvention que l'hôpital ou la clinique reçoit.
Appel d'offres pour un "candidat souhaité
Un appel d'offres ne doit pas être conçu, entre autres avec le cahier des charges et la matrice d'évaluation, de manière à ce que seul un certain "candidat souhaité" puisse obtenir le marché. L'appel d'offres doit au contraire être neutre.
Néanmoins, il est bien sûr admissible et même nécessaire que les besoins de l'hôpital ou de la clinique soient entièrement couverts. Par exemple, si l'hôpital ou la clinique dispose d'un système d'information hospitalier ("SIH") spécifique, il est en principe possible d'exiger la compatibilité des services mis en adjudication.
D'autre part, il faut savoir que de nombreux fournisseurs conçoivent leurs logiciels de manière à ce qu'ils ne soient compatibles qu'avec leurs propres produits et non avec ceux de leurs concurrents ("lock-in effect"). Il existe des limites à cet égard et un appel d'offres ne doit pas être "restreint" indirectement à un seul fournisseur. De plus, c'est précisément pour cette raison que de nombreuses exigences en matière d'interopérabilité sont prévues dans les directives de promotion du fonds d'avenir pour les hôpitaux.
Entreprise générale ou commandes individuelles / lots
Pour l'hôpital ou la clinique, il est souvent souhaitable de ne faire appel qu'à un ou quelques "entrepreneurs généraux". En cas de défaut, il n'est alors pas nécessaire d'expliquer plus en détail quelle prestation partielle est à l'origine du défaut, puisqu'un seul entrepreneur en est en tout cas responsable.
En droit des marchés publics, il existe toutefois le principe de la promotion des PME et de l'attribution par lots. Selon ce principe, il est interdit de lancer un appel d'offres pour des "méga-attributions" qui ne peuvent être proposées que par quelques entreprises. En outre, plusieurs lots, c'est-à-dire plusieurs marchés individuels, doivent permettre à des entreprises de taille moyenne spécialisées dans des prestations individuelles de proposer leurs services.
D'autre part, malgré ces principes, il est nécessaire de regrouper un certain nombre de prestations dans un appel d'offres. Il faut donc déterminer au cas par cas quelle prestation l'hôpital ou la clinique souhaite et la délimiter suffisamment.
Cahier des charges
Le cahier des charges est un élément central du document d'adjudication. Il ne doit pas être si succinct et global que les entrepreneurs ne puissent pas proposer leur prestation avec précision. D'un autre côté, le cahier des charges ne doit pas non plus être si détaillé qu'il ne permette effectivement qu'à un ou quelques fournisseurs d'entrer en ligne de compte pour leurs prestations.
Matrice d'évaluation
Dans le cadre de la matrice d'évaluation, il convient d'évaluer les offres à l'aide de critères obligatoires et facultatifs et de procéder à une pondération. En fin de compte, il ne s'agit donc pas d' attribuer une subvention globale au soumissionnaire qui présente l'offre la plus avantageuse, mais à celui dont l'offre est globalement la plus économique.
Documents contractuels
Il est également important de savoir que l'adjudication donne lieu à un contrat de droit civil. Cela signifie que le document d'adjudication doit déjà contenir le futur contrat. Il convient donc de se référer aux documents contractuels à respecter et d'utiliser les éventuels formulaires. En ce qui concerne les prestations informatiques, les conditions contractuelles complémentaires pour l'acquisition de prestations informatiques ("EVB-IT"), les contrats pré-remplis et les éventuelles modifications souhaitées doivent déjà faire partie du document d'adjudication à publier.
Résumé
Le fonds pour l'avenir des hôpitaux permet d'assurer le financement de projets d'avenir importants dans l'hôpital ou la clinique. Les ressources restantes peuvent ainsi être orientées vers la résolution d'autres questions urgentes, par exemple en ce qui concerne le développement du personnel.
Le soutien par le biais du fonds pour l'avenir des hôpitaux comporte toutefois aussi des risques. En effet, en cas d'appel d'offres erroné ou de non-respect d'autres conditions-cadres, la totalité du montant de la subvention peut être réclamée, et ce même si les subventions versées ont déjà été entièrement utilisées.
En outre, des contrôles d'attribution peuvent être engagés, notamment par des soumissionnaires perdants. Cela signifie pour le moins un retard du projet qui, selon la directive sur les subventions, doit en principe être terminé fin 2024. Mais une répétition de l'ensemble de l'attribution peut également être nécessaire - associée à de nouveaux coûts et à des retards supplémentaires.
Il est donc vivement conseillé de respecter scrupuleusement les conditions générales de la subvention, c'est-à-dire en particulier le droit des marchés publics.
Mise à jour : 27.01.2022