Système de gestion de la conformité : avantage et nécessité pour les moyennes entreprises également
Qu'entend-on par "système de gestion de la conformité" ?
Un système de gestion de la conformité ("Compliance Management System" ou CMS) désigne l'ensemble des processus et structures cohérents au sein d'une entreprise qui garantissent le respect des réglementations. La conformité aux règles (= "compliance") peut se référer à des réglementations internes à l'entreprise, s'étendre à des obligations contractuelles et/ou comprendre des obligations légales en tant que droit contraignant.
Ce qui peut sembler abstrait et compliqué au premier abord n'est pas nécessairement coûteux pour les PME. Dans de nombreuses entreprises, des mesures visant à respecter certaines obligations sont souvent déjà en place (du moins en partie). Il est possible de s'appuyer sur les structures d'entreprise existantes. Il s'agit toutefois souvent de mesures et de structures isolées. Il s'agit de mettre en place un système cohérent qui identifie les risques juridiques propres à l'entreprise, les évalue et les minimise grâce à une communication interne, des structures et des mesures organisationnelles.
Étapes d'un CMS efficace
L'élaboration d'un CMS comprend au moins les étapes de travail suivantes:
analyse juridique et analyse des risques
Engagement et communication des exigences vers l'extérieur et l'intérieur, par exemple par le biais d'un code de conduite (Code of Conduct).
Mesures organisationnelles, documentation et mise en œuvre
Pourquoi un CMS est-il nécessaire ? Quels sont les avantages ?
La mise en place des aspects juridiques d'un CMS a pour effet de réduire considérablement les risques. La première analyse des risques contribue déjà à ce que les zones de risque critiques puissent être contournées dans le quotidien de l'entreprise. Par ailleurs, certaines mesures de conformité existantes sont de plus en plus souvent exigées par les grands partenaires contractuels. Un CMS bien établi ouvre ainsi des opportunités commerciales tant dans les chaînes d'approvisionnement du secteur privé que dans les marchés publics. Selon la jurisprudence de la Cour fédérale de justice, l'existence d'un CMS est prise en compte dans le calcul de l'amende pour atténuer la sanction en cas d'infraction à la loi. Enfin, un CMS existant peut empêcher que des entreprises soient exclues de l'attribution de futurs marchés en cas d'infractions commises.
En revanche, si aucun CMS n'est mis en place, cela représente un risque considérable pour les décideurs et les directeurs. Des amendes peuvent alors être infligées aux décideurs à titre personnel et des demandes de dommages et intérêts peuvent être formulées à l'encontre de la direction, et dans le pire des cas - en fonction de l'infraction concrète - des enquêtes et des poursuites pénales peuvent être engagées. Dans certains cas, cela peut menacer l'existence même de l'entreprise. Tout cela est nettement moins probable - et même exclu par la loi dans certains cas - si un CMS efficace a été mis en place auparavant.
Résumé
Un système de gestion de la conformité ("CMS") est un moyen (jusqu'à présent) sous-estimé de minimiser les risques et de se protéger, même dans les PME.
Un CMS efficace et bien établi peut, le cas échéant, être mis en place dans les PME sans effort particulier. Il peut ouvrir de nouvelles opportunités commerciales et est pris en compte dans le calcul des amendes pour atténuer les sanctions en cas d'infraction à la loi.
Pour les décideurs et la direction, un CMS efficace de l'entreprise est d'un intérêt considérable, car il permet de minimiser ou d'exclure totalement la responsabilité personnelle et les risques.
Nous vous aidons volontiers à l'élaborer et à l'établir et vous proposons notre expérience et notre expertise pour les secteurs économiques les plus divers.
Référence de l'arrêt de la Cour fédérale de justice : BGH, Urt. v. 9.5.2017 - 1 StR 265/16 = NZWiSt 2018, 379
Mise à jour : 29.02.2024