Mise à jour de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte
La loi s'applique déjà aux entreprises de 250 collaborateurs et plus dès son entrée en vigueur. Les entreprises à partir de 50 collaborateurs doivent disposer d'un système d'alerte interne à partir du 17.12.2023. Les entreprises de moins de 50 collaborateurs sont exclues du champ d'application, avec des exceptions dans des domaines sensibles comme le secteur bancaire. Les exigences relatives au système d'alerte interne sont multiples et, dans une large mesure, pas clairement formulées par le législateur. Il est prévu de désigner une cellule de signalement interne. Il s'agit soit d'une personne employée dans l'entreprise concernée, soit d'une unité de travail à laquelle sont confiées les tâches d'une cellule de signalement interne. Un tiers externe peut également assumer la fonction de cellule de signalement interne. La cellule de signalement doit posséder les compétences nécessaires, exploiter le canal de signalement, gérer la procédure, respecter la confidentialité et prendre des mesures de suivi. Elle est le lien entre le lanceur d'alerte et l'entreprise. Dans son activité, le bureau de signalement est indépendant et ne doit donc pas être lié par des instructions.
Le canal de signalement doit également satisfaire à un grand nombre d'exigences, notamment garantir la confidentialité et respecter les dispositions relatives à la protection des données. Il doit être conçu de manière à ce que les signalements puissent être faits aussi bien par écrit que par oral. Si le lanceur d'alerte le souhaite, une rencontre personnelle doit être possible, qui peut également avoir lieu par téléphone. L'acceptation d'informations anonymes n'est qu'une disposition facultative, mais elle doit absolument être autorisée du point de vue de la conformité. L'identité du lanceur d'alerte et des personnes concernées par le signalement est soumise à une protection particulière. L'identité ne peut en principe être révélée qu'aux collaborateurs chargés de traiter le signalement.
Il existe des exceptions, par exemple lorsque le signalement fait l'objet d'une enquête dans le cadre de poursuites pénales. Compte tenu des dispositions légales strictes, la mise en place d'un système numérique s'impose en premier lieu comme système de signalement afin de respecter au mieux les conditions requises. Les solutions numériques comprennent généralement aussi la gestion des délais nécessaire, puisque les signalements reçus doivent être confirmés dans un délai de sept jours et que les dénonciateurs doivent recevoir un retour motivé sur les mesures prises dans un délai de trois mois. La loi prévoit également une obligation de documentation, qui peut également être représentée le plus simplement possible par un système numérique. S'il existe une représentation des intérêts (comité d'entreprise, représentation du personnel) dans l'entreprise, celle-ci doit être dûment impliquée dans la mise en œuvre.
Le système d'alerte interne doit être accessible au moins à tous les employés et travailleurs intérimaires. Le champ d'application personnel de la HinSchG est toutefois plus large et inclut toutes les personnes qui ont obtenu des informations sur des infractions dans le cadre de leur activité professionnelle, c'est-à-dire par exemple les clients et les fournisseurs. Il convient donc d'envisager de permettre également l'accès à ces personnes. Sinon, le risque existe que ces dernières s'adressent à des services de signalement externes et officiels.
Le champ d'application matériel de la loi se réfère tout d'abord à toutes les communications concernant des infractions. Mais les infractions passibles d'une simple amende sont également concernées, dans la mesure où la disposition enfreinte sert à protéger la vie, l'intégrité physique ou la santé ou à protéger les employés. Il sera donc difficile de déterminer au cas par cas si une infraction relève de la protection des lanceurs d'alerte.
Le délai de grâce est (bientôt) terminé. Les entreprises qui relèvent du champ d'application devraient au plus tard maintenant s'atteler à la mise en œuvre de la loi HinSchG. Les entreprises qui ne respectent pas les dispositions légales s'exposent à de lourdes amendes pouvant aller jusqu'à 50.000 euros. Une petite lueur d'espoir : La disposition relative aux infractions administratives ne sera appliquée qu'à partir du 01/12/2023.
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