La conformité en tant que tâche de la direction Du risque de responsabilité personnelle à l'avantage concurrentiel
Classification de la "compliance
Le terme de compliance désigne tout d'abord le respect des normes légales et réglementaires par une entreprise. Les champs thématiques classiques des règles de conformité dans les entreprises concernent par exemple la prévention de la corruption ou la mise en œuvre des dispositions du droit des cartels et de la concurrence. Toutefois, la notion de conformité s'étend de plus en plus au respect des valeurs et des attitudes fondamentales définies par les entreprises elles-mêmes. Cela peut par exemple concerner la culture d'entreprise ou les aspects de durabilité et d'environnement. Dans ce cas, la compliance englobe également la mise en œuvre d'une telle exigence personnelle; le cas échéant, au-delà des prescriptions légales.
Obligations légales et évolutions futures
Des exigences légales directes en matière de mesures de conformité suivent également pour les petites et moyennes entreprises lorsque le domaine d'activité se situe dans des domaines (à risque) tels que le contrôle des exportations, les dispositifs médicaux ou l'utilisation de certains produits chimiques.
Les exigences générales en matière de conformité, telles que la loi sur le devoir de diligence (loi sur la chaîne d'approvisionnement) qui entrera en vigueur le 01.01.2023, ne concernent toutefois que rarement directement les PME. Dans ce cas, les destinataires sont régulièrement d'abord les grandes entreprises. Le champ d'application selon le § 1, alinéa 1 de la loi sur l'obligation de diligence se rapporte aux entreprises nationales de plus de 3.000 employés.
À partir du 01.01.2024, la taille sera abaissée à 1.000 employés. Il ne faut toutefois pas sous-estimer le fait que les grandes entreprises, en tant que destinataires de la loi, doivent garantir leurs obligations "par le biais de la chaîne d'approvisionnement". Dans les faits, cela a donc régulièrement pour conséquence que le fournisseur doit également prouver dans la même mesure à son (plus grand) partenaire contractuel qu'il a pris des mesures pour respecter les normes de conformité. L'entreprise qui fournit un gros acheteur sera donc très souvent indirectement concernée par des obligations plus étendues, même si elle n'est pas du tout destinataire des dispositions légales.
Les discussions dans le domaine de la législation montrent en outre clairement que les exigences futures envers les PME vont plutôt s'intensifier. L'UE prévoit par exemple une loi sur la chaîne d'approvisionnement qui, dans de nombreux domaines, contient des mesures plus strictes que la loi allemande sur le devoir de diligence. Selon le projet, les entreprises de 500 salariés sont déjà concernées, et dans certains secteurs, les entreprises de 250 salariés seulement. Parallèlement, le débat allemand sur un droit pénal des entreprises (loi sur les sanctions des associations) ne s'est pas encore définitivement apaisé, bien que sa mise en œuvre soit actuellement ouverte.
Avantages d'un système de gestion de la conformité
Celui qui s'est déjà penché sur le thème de la conformité remarquera des aspects positifs : La mise en œuvre de futures exigences légales directes ou indirectes peut être réalisée plus rapidement et à moindre coût s'il existe déjà une "base de compliance". En revanche, l'entreprise qui part de "zéro" doit s'attendre à des dépenses plus élevées. Ceci est particulièrement vrai lorsque la mise en œuvre doit être effectuée rapidement, car les mesures de conformité sont une condition préalable à la conclusion d'un contrat avec une autre entreprise.
Mais la réduction des coûts n'est pas le seul avantage. Si, malgré les mesures de conformité, une infraction à la loi se produit, les amendes pour l'entreprise et la direction peuvent être considérablement réduites ou même totalement évitées s'il peut être prouvé que la direction a pris les mesures nécessaires pour minimiser les risques. Dans le cadre du contrôle des exportations, par exemple, les mesures en place peuvent en outre empêcher la responsabilité pénale des personnes et de la direction.
Enfin, de nouveaux débouchés, qui étaient auparavant fermés, apparaissent. De plus en plus souvent, les grands partenaires contractuels exigent la preuve de mesures de conformité pour pouvoir établir des relations commerciales. La mise en œuvre précoce peut donc être un "door-opener".
Mise en œuvre et premières étapes
Les premiers efforts de mise en œuvre peuvent être limités, en particulier pour les moyennes entreprises. Une première étape importante est déjà franchie lorsqu'une identification des risques a lieu. Il s'agit de déterminer quels sont les risques particuliers et la probabilité de risque pour l'entreprise. Cela permet de déterminer des domaines thématiques qui seront consignés dans un code de conduite ("Code of Conduct"). Il en résulte déjà une réduction efficace des risques par la création d'une prise de conscience des risques. Les collaborateurs (ou, le cas échéant, les fournisseurs) doivent être tenus de respecter un tel code de conduite.
S'il existe en outre des domaines de risque particuliers, il est possible d'examiner quelles sont les exigences légales concrètes. Il convient par exemple de désigner au cas par cas des responsables chargés de surveiller la mise en œuvre des mesures de conformité et de les évaluer régulièrement.
Résumé
Les exigences en matière de compliance augmentent également dans les moyennes entreprises
Une prise en compte précoce du domaine thématique offre des avantages : économies de coûts futures, nouveaux débouchés et minimisation des risques de responsabilité ou de punissabilité de la direction et de l'entreprise elle-même.
La première étape consiste à identifier les risques et à mettre ensuite en œuvre un code de conduite ("Code of Conduct").